目前，档案的管理处于“多头管理”的状况，从调查摸底的情况来看，主要存在以下几种管理方式：一是在职职工的个人档案，由于目前无政策依据，具备条件的单位自行保管，其余的由人力资源公司等社会中介代为保管；二是失业人员或灵活就业人员档案，目前由区劳动和社会保障局的就业管理处进行管理；三是退休职工的个人档案，一般保管在个人户籍所在地的街道办事处，由市企业退休职工管理服务中心进行宏观管理和指导；四是死亡退休职工档案和生活在外地的退休职工档案，由市企业退休职工管理服务中心进行保管和提供利用。

随着人员的频繁流动和职工退休等事务的增加，发现个人档案丢失或档案内容记载不全的现象已不在个案，职工档案管理工作存在的问题主要表现在：

（一）标准、法规缺失，监管手段不足。目前职工档案管理工作所能依据的法律法规比较缺乏，自《企业职工档案管理工作规定》（劳力字[1992]33号）发布以后，无论国家、省、市层面，再无新的法令和规范性文件出台，造成监管和日常管理工作无实质性制约手段。

（二）管理主体混乱，安全隐患突出。在调研中发现，当前管理职工档案的部门和单位，处于比较混乱的状态，既有企业自己管理的情况，也发现企业委托人才就业中介管理的现象，有些不具备管理能力的企业也履行了管理职责，职工档案安全管理状况堪忧，出现不少职工档案丢失事故。

（三）管理方式不科学，个人档案材料存在“溢出”效应。随着市场经济的发展，职工的就业途径、模式更加宽泛多样，国家、企业管理职工的方式也在发生变化，形成的职工个人材料形式、载体也呈现出复杂化，原有的职工档案归档范围已不能完全涵盖全部需要归档内容，致使部分需要归入职工档案的材料，存在于单位文书档案和业务档案中，保管权限划分不清。

（四）执行规定不严格，传递存在瓶颈。《企业职工档案管理工作规定》明确规定，企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或户口所在地的街道劳动（组织人事）部门。而现实是有些企业借故扣押职工档案，采用不安全的途径传递职工档案，有的甚至让职工自己带走档案，使得职工档案游离于正常监管范围之外，职工重新就业后，档案不能同步到达就业单位，对企业的职工基础管理工作造成困难。同时，使得那些有意修改对自身不利材料的人有了可乘之机，造成虚假个人信息，对社会管理带来危害。其中自己管理档案的情况也不是个例。

（五）利用方式不科学，不合理。虽然职工档案涉及职工个人的重要信息，但按照现有法规规定，任何个人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的档案，与当下信息公开、开放、透明的理念相背离，没有很好体现以人为本的理念。

（六）整理方式不规范，利用效率低下。1992年出台的规定，没有对具体的整理方法提出指导性意见，各地在整理方式上各具特色，很多小企业管理的档案基本上不进行整理，新产生职工档案内容也不及时归档，以散存情况为主，传递时材料遗漏较多，不能完整体现职工个人从业经历，对利用档案维护职工的合法利益带来很多障碍。同时利用手段单一，查找困难，不具备档案利用的所要求的基本条件。

企业职工档案管理中的混乱现象，极不利于社会的稳定，更不利于和谐社会的构建，为此建议：

一是在建立与杭州经济社会发展相适应的职工档案管理体制，由现在的多头分散管理逐步过渡为相对集中统一管理。人力资源社会保障行政管理部门与档案行政管理部门尽快制定更符合民生需要的职工档案管理办法，进一步明确职工档案管理范围、内容、方式、标准等。建议具备条件的大中型企业由人力资源社会保障部门指导，独立管理职工档案，小型企业、个体、外资企业的职工档案可由具备资质的人力资源管理中介机构代为保管，代管机构的资质由人力资源和社会保障行政部门和档案行政管理部门联合认定。未经档案管理资格认定的用人单位、劳动就业服务机构不得从事档案管理工作。

二是人力资源社会保障行政部门和档案行政管理部门要高度重视职工档案管理工作。制定有效的管理制度，加强监管，定期检查，发现问题，及时解决纠正。定期对档案管理人员进行业务培训，不断提升档案管理人员业务水平。针对目前职工档案管理存在的诸多问题，要在一定期限内，借鉴干部组织人事档案的管理经验，对所有职工档案进行全面的清理、规范，确保职工档案的完整、真实、准确。建议进行职工档案清理试点工作，以点带面，推广规范标准，并以档案目标管理工作为抓手，全面提升职工档案管理水平。

三是要提高职工档案管理工作的规范化、科学化、信息化程度。对职工档案的内容、分类、整理标准、档案用品标准重新进行规范。各地区要利用现有的计算机网络技术，尽早建立起职工档案信息化管理系统，并逐步与社会保障、就业管理等业务平台进行连接，通过科学的管理，为企业提供便利的服务，有效保障职工和企业利益，充分发挥人力资源社会保障部门和档案行政管理部门的服务职能，提高办事效率，使档案管理工作踏入科学规范化的路径。建议专门制定职工档案归档范围保管期限规定和档案整理规范，制定职工档案数据库建设标准。

四是要强化服务理念，充分发挥档案的价值。建议学习国内先进城市的做法，在有限制的情况下，开放职工本人利用档案的禁区，使个人档案与职工本人直接“见面”，提供更好的人性化服务。同时建议制定职工档案丢失损毁补办认定的规范程序，要求用人单位因管理不善等原因造成职工档案丢失的，应及时为职工补办档案。为职工办理社保、医保和退休等扫除障碍，提高社会管理和服务水平，为社会稳定发展做出努力。