一、多头管理，形成无序状态，安全隐患突出。近年来国有、集体企业的改制、重组、兼并、破产以及大量的外资、合资、民营、个体私营企业的涌现，人员流动加剧，企业职工的人事档案管理出现了无序的状态——各级人才中心、劳动就业管理中心、企业的上级主管部门、企业等都是企业职工档案的管理单位，更有甚者，有的下岗、离职失业人员或大中专毕业生，因无力或不愿向这些单位缴纳档案保管费，长期将个人档案存留在自己手中；大量进城农民和城市的临时务工人员在工作中形成的临时就业档案管理，就更无从谈起。职工档案安全管理状况堪忧，出现不少职工档案丢失事故。企业职工档案管理中的混乱现象，极不利于社会的稳定，更不利于和谐社会的构建。

二、标准、法规缺失，监管手段不足。目前职工档案管理工作所能依据的法律法规比较缺乏，自《企业职工档案管理工作规定》（劳力字[1992]33号）发布以后，无论国家、省、市层面，再无新的法令和规范性文件出台，造成监管和日常管理工作无实质性制约手段。

三、管理不规范、不科学，传递存在瓶颈。随着市场经济的发展，职工的就业途径、模式更加宽泛多样，国家、企业管理职工的方式也在发生变化，形成的职工个人材料形式、载体也呈现出复杂化，原有的职工档案归档范围已不能完全涵盖全部需要归档内容，致使部分需要归入职工档案的材料，存在于单位文书档案和业务档案中，保管权限划分不清。《企业职工档案管理工作规定》明确规定，企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或户口所在地的街道劳动（组织人事）部门。而现实是有些企业借故扣押职工档案，采用不安全的途径传递职工档案，有的甚至让职工自己带走档案，使得职工档案游离于正常监管范围之外，职工重新就业后，档案不能同步到达就业单位，对企业的职工基础管理工作造成困难。同时，使得那些有意修改对自身不利材料的人有了可乘之机，造成虚假个人信息，对社会管理带来危害。传递时材料遗漏较多，不能完整体现职工个人从业经历，对利用档案维护职工的合法利益带来很多障碍。

为改善职工档案管理工作，特建议：

从发挥职工档案为社会管理提供基础支撑作用和维护职工基本权益的角度出发，政府部门要主动承担并履行规范职工档案管理的职责，为服务民生、创建和谐社会做出努力。

一、建章立制。建立与经济社会发展相适应的职工档案管理体制，以符合经济发展和劳动力市场发展的要求，由现在的多头分散管理逐步过渡为相对集中统一管理。人力资源社会保障行政管理部门与档案行政管理部门应尽快制定符合民生需要的职工档案管理办法，进一步明确职工档案管理范围、内容、方式、标准等。建议具备条件的大中型企业由人力资源社会保障部门指导，独立管理职工档案，小型企业、个体、外资企业的职工档案可由具备资质的人力资源管理中介机构代为保管，代管机构的资质由人力资源和社会保障行政部门和档案行政管理部门联合认定。未经档案管理资格认定的用人单位、劳动就业服务机构不得从事档案管理工作。

二、加强监管，明确责任。各级人力资源社会保障行政部门和档案行政管理部门要高度重视职工档案管理工作。制定有效的管理制度，加强监管，定期检查，发现问题，及时解决纠正。定期对档案管理人员进行业务培训，不断提升档案管理人员业务水平。针对目前职工档案管理存在的诸多问题，要在一定期限内，借鉴干部组织人事档案的管理经验，对所有职工档案进行全面的清理、规范，确保职工档案的完整、真实、准确。建议进行职工档案清理试点工作，以点带面，推广规范标准，全面提升我市职工档案管理水平。

三、提高职工档案管理工作的规范化、科学化、信息化程度。对职工档案的内容、分类、整理标准、档案用品标准重新进行规范。各地区要利用现有的计算机网络技术，尽早建立起职工档案信息化管理系统，并逐步与社会保障、就业管理等业务平台进行连接，通过科学的管理，为企业提供便利的服务，有效保障职工和企业利益，充分发挥人力资源社会保障部门和档案行政管理部门的服务职能，提高办事效率，使档案管理工作踏入科学规范化的路径。建议专门制定职工档案归档范围保管期限规定和档案整理规范，制定职工档案数据库建设标准。

四、拓宽工作思路，充分发挥档案的价值。建议学习国内先进城市的做法，在有限制的情况下，开放职工本人利用档案的禁区，使个人档案与职工本人直接“见面”，提供更好的人性化服务。同时建议制定职工档案丢失损毁补办认定的规范程序，要求用人单位因管理不善等原因造成职工档案丢失的，应及时为职工补办档案。为职工办理社保、医保和退休等扫除障碍，提高社会管理和服务水平，为社会稳定发展做出努力。